Dokumentų valdymo sistema yra sukurta kaip Microsoft 365 platformos modulis, kurio funkcionalumas papildo SharePoint Online paslaugą. Dėl jau darbuotojams pažįstamo interfeiso, naudojimasis sistema yra intuityvus ir aiškus iš pirmo karto. Sistemos prieinamumas ir saugumas yra užtikrinamas Microsoft, nes visi duomenys laikomi tuose pačiuose duomenų centruose kaip ir Microsoft 365 sprendimas.
Sistemą sudaro 2 pagrindinės dalys: „Darbuotojų centras“ ir DVS registrai.
„Darbuotojų centras“ skirtas greitam registrų radimui dokumentų valdymo sistemoje. Jame yra sutelktos visos su sukurtais registrais susijusios nuorodos: kurti naują įrašą (prašymą), peržiūrėti visus įrašus (prašymus), peržiūrėti ir atlikti tvirtinimus. Kiekvienas informacijos „blokas“ gali būti apribotas teisėmis pagal darbuotojų skyrius: pavyzdžiui jeigu darbuotojai kažkuriame skyriuje nesinaudoja vienais ar kitais registrais – jų galima jiems nerodyti (apriboti matomumą).
Taip pat „Darbuotojų centras“ skirtas sukonfigūruoti dokumentų valdymo sistemą suvedant: pareigybes, padalinius, darbuotojus į atitinkamus sąrašus. Sistemoje ši informacija yra naudojama sukurti tinkamas teises kiekvienam dokumentui: Rengėjas mato tik savo sukurtus dokumentus, Rengėjo vadovas mato savo ir savo pavaldinių dokumentus, Direktorius mato visus dokumentus. Kiekvienam registrui taip pat yra priskiriami administratoriai, kurie mato ir valdo visus registro dokumentus (pvz buhalterija, personalo skyrius ar pan.)
Pasirinkus naujo prašymo/dokumento sukūrimą, darbuotojas nukreipiamas į to registro dokumento kūrimo formą:
Užpildžius formą, dokumento rengėjas yra perkeliamas į sąrašą, kuriame matosi visi užpildyti laukai kaip stulpeliai, pagal kuriuos galima lengvai filtruoti ir rūšiuoti visą registrą. Rengėjas mato tik savo sukurtus dokumentus. Registre laukas „Būsena“ yra koduojamas atskiromis spalvomis ir simboliais pagal tai kokioje būsenoje yra dokumentas: „Nepateiktas“, „Tvirtinamas“, „Patvirtintas“ ir pan. Būsenos gali būti skirtingos ir priklauso nuo registro tipo.
Pasirinkus norimą registro įrašą (pvz. naujai sukurtą) yra pradedami su registru susiję procesai. Paveiksle pavaizduotu atveju tai yra „Atostogų tvirtinimo“ procesas, kurio metu prašymas yra siunčiamas tvirtinti: pavaduojančiam darbuotojui, vadovui ir personalo skyriui. Kiekvienas tvirtinimo etapas vykdomas tik pasibaigus ankstesniam, reiškia vadovas tvirtins tik tuomet, kai prašymą patvirtins pavaduojantis darbuotojas. Tvirtinimo etapai, žingsniai ir patys procesai kiekvienam registrui yra skirtingi ir pritaikomi pagal esamą verslo logiką ir poreikius.
Kai kurie dokumentų valdymo sistemos registrų įrašai yra tiesiog užpildytos formos su reikiamais laukais. Tačiau kai kuriems registrams reikalinga suformuoti su užpildyta forma susijusį dokumentą (Word arba PDF formatu) iš pateikto šablono. Pavyzdžiui, sutarčių registre, užpildžius formą su laukais, gali būti formuojamas dokumentas iš šablono. Toks dokumentas yra pateikiamas „Susijusių dokumentų“ modulyje.
Dokumentų tvirtinimams, sistema siunčia specializuotus el. laiškus susijusiems gavėjams. Laiškuose yra reikiami mygtukai priimti tinkamą sprendimą kiekvieno tvirtinimo atveju.
Norėdami daugiau sužinoti apie Dokumentų valdymo sistemos funkcionalumą, galimybes ir pritaikymą jūsų organizacijai – drąsiai kreipkitės.